В Україні діє Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», прийнятий в 2017 році (Закон № 2155). Даним Законом було запроваджено поняття «Кваліфікований електронний підпис» (КЕП) та скасовано поняття «Електронний цифровий підпис» (ЕЦП).
Електронний підпис (ЕП), згідно Закону №2155, це електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис. Згідно з українським законодавством, в Україні існує два типи ЕП – кваліфікований та удосконалений електронні підписи.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису.
Удосконалений електронний підпис (УЕП) – створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (ЕДП) та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису. УЕП – удосконалена форма ЕП, яка призначена для більш широкого та зручного користування ним громадянами.
Для зберігання КЕП потрібен «засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки» – апаратно-програмний пристрій чи програмне забезпечення, що використовуються для створення електронного підпису чи печатки (флеш-накопичувач, жорсткий диск комп’ютера, токен, сервер тощо). ЕП може зберігатися не на фізичних носіях, а на сервері провайдера – хмарний кваліфікований електронний підпис. Зобов’язані використовувати захищені носії для зберігання КЕП: органи державної влади та місцевого самоврядування; підприємства, установи та організації державної форми власності; нотаріуси та державні реєстратори.
КЕП в Україні потрібен для користування основними сервісами та державними порталами, необхідними для реєстрації та ведення бізнес діяльності, для підписання електронних документів, користування електронними послугами тощо.
Отримати КЕП може фізична особа для особистого користування, фізична особа-підприємець та працівник юридичної особи (ЮО), звернувшись до одного з кваліфікованих надавачів послуг з відповідним переліком документів. Порядок отримання КЕП передбачає можливість оформлення ЕП як офлайн, так і онлайн, однак, якщо ви звертаєтесь за ЕП вперше, вам потрібно буде бути особисто присутнім під час реєстрації. КЕП для працівника ЮО можна отримати лише за особистої присутності підписанта.
Процедури отримання КЕП популярними сервісами доступні тут: Дія, АЦСК АТ КБ „ПРИВАТБАНК”, Вчасно, ТОВ „Центр сертифікації ключів „Україна”.
Для отримання КЕП працівнику юридичної особи, який є нерезидентом, потрібно надати Кваліфікованому надавачу ЕДП відповідний перелік документів:
- заповнені та підписані Реєстраційна картка та додаток (для одночасного отримання ЕДП більш ніж для однієї особи);
- засвідчені копії документів, що підтверджують належність заявника (окрім керівника) до ЮО–нерезидента та його повноваження;
- оригінал та засвідчена копія довідки за формою № 34-ОПП про взяття на облік платника податків, відомості щодо якого не підлягають включенню в ЄДР;
- витяг з відповідного реєстру, виданого в країні реєстрації іноземної компанії, організації або оригінал установчого документа такої юридичної особи або копія такого документа, який нотаріально засвідчений відповідно до законодавства;
- оригінал та засвідчена копія паспорта;
- засвідчена копія РНОКПП (ІПН).
Документи іноземною мовою, повинні бути легалізовані або апостильовані та перекладені українською мовою.
Для прикладу, щоб отримати КЕП для працівника ЮО у Вчасно.КЕП, вам потрібно:
- зареєструватися на порталі «Вчасно.КЕП»;
- згенерувати та заповнити в особистому кабінеті заявку на отримання КЕП;
- зібрати та особисто подати документи в пункт обслуговування клієнтів «Вчасно»для проходження ідентифікації;
- сформувати рахунок в особистому кабінеті «Вчасно.КЕП»;
- отримати КЕП.
Для підписання документів за допомогою електронного підпису контрагенти використовують сервіси: M.E.Doc, Вчасно, Signy, АСКОД Онлайн, Document.Online, Paperless, e-Docs, Star.Docs, Арт-Офіс, Comarch EDI.
Для перевірки наявності та справжності електронного підпису використовують сервіси, зокрема: ДП «Дія», Центральний засвідчувальний орган, Офіційний інформаційний ресурс КН ЕДП ІДД ДПС.