Instytucje udostępniające informacje o rzetelności kontrahentów, zasady ich działania

a) Informacje ogólne

BIG, czyli Biura Informacji Gospodarczej, zajmują się pośrednictwem w udostępnieniu informacji gospodarczych uzyskiwanych od wierzycieli.

Biura Informacji Gospodarczej nie działają jako instytucje państwowe (publiczne). Są to podmioty prywatne, które prowadzą działalność gospodarczą na podstawie odrębnej ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

Innymi słowy, BIG są swojego rodzaju rejestrami, czy też bazami danych, w ramach których są gromadzone, przechowywane i udostępniane informacje dotyczące nierzetelnych dłużników. Z tego względu, instytucje ta posiadają istotne znaczenie w aspekcie działalności gospodarczej.

b) BIG działające w Polsce

Aby mogło powstać Biuro Informacji Gospodarczej w oparciu o przepisy ustawy, konieczne jest spełnienie szeregu dość szczegółowych wymogów. Z tego względu, Biur Informacji Gospodarczej działających w Polsce nie jest wiele – według stanu na listopad 2024 roku funkcjonowały 4 takie instytucje:

• BIG InfoMonitor S.A. (big.pl);
• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (kbig.pl);
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (erif.pl);
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (krd.pl).

c) Zgłoszenie dłużnika do BIG

• BIG uzyskują informacje dotyczące dłużników bezpośrednio od wierzycieli.
• Wierzycielem zgłaszającym informacje do BIG może być zarówno osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, jak i przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka itd.).
• Wierzyciel, aby móc przekazać do Biura informacje gospodarcze, musi posiadać zawartą z Biurem umowę o udostępnianie informacji gospodarczych (taka umowa wymaga formy pisemnej – inaczej będzie nieważna).
• Korzystanie z usług BIG jest odpłatne, tj. za zgłoszenie informacji do BIG wierzyciel musi zapłacić określone wynagrodzenie.
• Zgłoszenie informacji o dłużniku (oraz jego długu) jest inicjatywą wierzyciela. Do BIG można zgłaszać zarówno informacje o konsumentach (czyli osobach fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, którzy zawarli jakąś umowę z przedsiębiorcą – np. umowę sprzedaży samochodu), jak i innych przedsiębiorcach.
• Przepisy ustawy określają, kiedy wierzyciel może zgłosić informacje o dłużniku do BIG.
  W przypadku zgłoszenia dotyczącego dłużnika będącego przedsiębiorcą warunki są następujące:
  • Kwota długu nie może być niższa od 500 zł;
  • Dłużnik zalega z płatnością co najmniej 30 dni (od umówionego terminu płatności);
  • Upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela listem poleconym albo doręczenia do rąk własnych dłużnikowi wezwania do zapłaty, zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu siedziby tego biura.
• W przypadku zgłoszenia dłużnika – konsumenta wymagania są nieco inne (m.in. minimalna kwota długu wynosi 200 zł).
• Następnie, informacje o dłużniku są umieszczane w bazie BIG.
• BIG przechowują dane pozwalające na ustalenie osoby dłużnika oraz jego długu, tj. w szczególności imię i nazwisko/nazwa, NIP, REGON, KRS, PESEL, adres, a przede wszystkim – informacje o zobowiązaniu (wysokość, waluta, data powstania zaległości, podstawa prawna zobowiązania itd.).
• Jeśli dłużnik spłaci swój dług lub okaże się, że dług tak naprawdę nie istniał, to wierzyciel ma obowiązek złożyć do BIG wniosek o wykreślenie dłużnika z bazy. Niezłożenie przez wierzyciela takiego wniosku w terminie 14 dni jest zagrożone grzywną do 30.000 zł.

d) Uzyskanie informacji z BIG

Zgłaszanie przez wierzycieli informacji o dłużnikach do BIG ma dla dłużnika m.in. taki skutek, że inne podmioty (inni kontrahenci, banki itp.) mogą uzyskać informacje o jego zadłużeniu.

Sprawdzanie potencjalnego kontrahenta lub klienta w bazach BIG jest standardową procedurą należytej staranności przed wejściem w relacje biznesowe lub zawarciem umowy z nowym klientem lub kontrahentem – zwłaszcza w przypadku nieznanych wcześniej podmiotów czy większych transakcji.

Informacje o danej osobie są dostępne odpłatnie, zazwyczaj w ramach jednorazowej opłaty lub abonamentu.

Uzyskanie danych odbywa się z poziomu strony internetowej danego BIG. W celu uzyskania informacji, należy w pierwszej kolejności zarejestrować się w BIG (procedura rejestracji może wyglądać różnie w zależności od wybranego BIG) podać podstawowe dane dotyczące podmiotu, którym jesteśmy zainteresowani (np. NIP, KRS, imię i nazwisko/nazwę).

Możliwe jest również sprawdzenie „samego siebie” – w celu weryfikacji, czy nie został wpisany do baz danych BIG dług, o którym dana osoba nie wie. Jest to również usługa odpłatna (z pewnymi wyjątkami dla konsumentów).

BIG zazwyczaj udostępniają dane w postaci zagregowanego raportu zawierającego informacje o danym dłużniku (głównie – jakie długi widnieją w bazie danych). Możliwe jest oczywiście to, że zapytanie złożone do BIG zakończy się informacją zwrotną o braku figurowania danego dłużnika w bazie.