ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
NAWIGACJA
1. Informacje ogólne
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to rejestr publiczny prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz obsługiwany przez odpowiednie Wydziały Gospodarcze KRS w Sądach Rejonowych.
KRS jest prowadzony w systemie informatycznym, składa się z:
- rejestru przedsiębiorców;
- rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (potocznie „rejestr stowarzyszeń”, choć nie tylko stowarzyszenia są do niego wpisywane);
- rejestru dłużników niewypłacalnych.
Wpis do KRS jest obowiązkowy dla podmiotów, na które przepisy prawa nakładają obowiązek rejestracji.
Do rejestru przedsiębiorców obowiązkowo są wpisywane w szczególności:
- wszystkie spółki (poza spółką cywilną);
- spółdzielnie;
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych;
- inne osoby prawne wpisane do rejestru stowarzyszeń, jeśli jednocześnie prowadzą działalność gospodarczą (to ważne, ponieważ jeśli np. stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą, to musi być wpisane jednocześnie do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń).
Do rejestru stowarzyszeń innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej są natomiast wpisywane m.in.:
- stowarzyszenia;
- fundacje;
- związki zawodowe.
2. Dostęp do danych z KRS
Dostęp do danych w KRS jest bezpłatny i możliwy dla każdej osoby za pośrednictwem strony internetowej i wyszukiwarki udostępnianych przez Ministerstwo Sprawiedliwości (Link).
Za pośrednictwem wyszukiwarki można uzyskać wydruki tzw. informacji odpowiadających odpisowi z rejestru (potocznie nazywa się te wydruki „odpisami”). Tego typu „odpisy” (które pozyskuje się bez ponoszenia opłat za nie) są udostępniane w wersji aktualnej oraz pełnej:
- Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu (potocznie: „odpis aktualny”) zawiera tylko informacje aktualne na moment pobrania informacji ze strony internetowej;
- Informacja odpowiadająca odpisowi pełnemu (potocznie: „odpis pełny) zawiera natomiast pełne zestawienie danych umieszczonych w KRS danego podmiotu, od początku jego powstania, wraz z zaznaczeniem wszystkich dokonanych zmian.
Wskazane powyżej informacje odpowiadające odpisowi z rejestru (potocznie: „odpisy” lub „wydruki KRS”), mimo tego, że są darmowe i nie posiadają żadnego podpisu czy pieczątki urzędowej, mają moc oficjalnego, urzędowego dokumentu. Oznacza to, że takie darmowe „odpisy” mogą być używane
np. przed urzędami czy sądami – przykładowo, gdy chcemy wykazać skład zarządu danej spółki.
3. Dokonywanie wpisów do KRS
W części dotyczącej poszczególnych spółek prawa handlowego zostały opisane procedury rejestracji tych spółek w KRS pod kątem np. niezbędnych dokumentów.
Ważne jest jednak również to, w jaki sposób technicznie odbywa się rejestracja czy dokonywanie zmian w KRS. Podstawową informacją jest to, że obecnie w zasadzie wszystkie wnioski dotyczące wszystkich podmiotów wpisywanych do KRS mogą być składane wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem specjalnej platformy rządowej.
Platforma ta nosi nazwę „Portal Rejestrów Sądowych” i jest dostępna za darmo pod adresem www.prs.ms.gov.pl.
Procedura wnoszenia wniosków o wpis danych do KRS wygląda następująco (uwzględnione są też kwestie techniczne).
- W pierwszej kolejności należy na stronie prs.ms.gov.pl wybrać zakładkę „Krajowy Rejestr Sądowy”.
- Następnie, w celu rozpoczęcia przygotowywania wniosku do KRS, należy wybrać zakładkę „e-formularze KRS” oznaczoną dodatkową informacją „WYMAGA ZALOGOWANIA”.
- Po wybraniu tej zakładki, użytkownik jest przenoszony na stronę logowania. Jeśli użytkownik ma już swoje konto na Portalu Rejestrów Sądowych, należy wpisać login i hasło (można też zalogować się przez Profil Zaufany lub podpis elektroniczny). Jeśli jest to pierwsza wizyta – należy wybrać opcję „Rejestracja”, która przeprowadzi przez proces zakładania konta. Założenie konta jest darmowe i niezbędne do dalszych kroków.
- Po zalogowaniu się do PRS, widoczny jest pulpit główny Portalu:
- Należy teraz wybrać odpowiednią opcję, w zależności od zamierzonego celu – „Wnioski o rejestrację” (gdy spółka jest dopiero wpisywana do KRS), „Wnioski o zmianę” (gdy spółka jest już wpisana, ale zmieniane są dane – np. skład zarządu) lub „Wnioski o wykreślenie” (jeśli spółka ma być wykreślona z rejestru).
- W tym momencie dalsza procedura wygląda różnie, w zależności od rodzaju składanego wniosku. We wszystkich przypadkach istnieją jednak wspólne elementy, o których należy pamiętać:
- Dokumenty do wniosku są dołączane tylko w postaci elektronicznej. W przypadku aktów notarialnych, zamiast skanu oryginału wskazuje się numer aktu notarialnego w rejestrze CREWAN, tj. rejestrze odpisów elektronicznych aktów notarialnych. Informację o numerze CREWAN zawsze przekazuje notariusz, bezpośrednio po podpisaniu aktu notarialnego.
- Wniosek do KRS podpisywany jest elektronicznie – za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego kwalifikowanego.
- Wniosek do KRS podlega w zasadzie zawsze opłacie. Opłaty można dokonać na dwa sposoby, tj. albo przez dokonanie zwykłego przelewu bankowego i załączenie do wniosku potwierdzenia przelewu (zazwyczaj w formacie PDF), albo przez opłacenie wniosku bezpośrednio przez PRS (za pośrednictwem banku lub usługi BLIK).
- Po złożeniu wniosku, otrzymuje on od razu (po maksymalnie kilku minutach) swoją sygnaturę. Dalsza komunikacja w sprawie jest prowadzona za pośrednictwem Systemu PRS (uwaga – warto ustawić powiadomienia o zmianach w sprawach przesyłane na adres e-mail).
- W sprawie wniosku o wpis do KRS przez system PRS możliwe jest zastępstwo prawnika – adwokata lub radcy prawnego. Wówczas standardowo należy załączyć do wniosku dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (17 zł). Opłata taka nie jest uiszczana na konto Sądu, tylko na konto urzędu miasta/gminy, gdzie znajduje się Sąd.
4. Jakie dane są dostępne w KRS?
W uogólnieniu – w KRS dostępne są wszystkie podstawowe dane dotyczące podmiotu wpisanego do rejestru. Są to w szczególności dane w zakresie:
- Podstawowych danych podmiotu, tj. nazwy (firmy), NIP, REGON, adresu, danych kontaktowych (o ile zostały podane, nie jest to obowiązkowe);
- Rodzaju prowadzonej działalności (oznaczanej z użyciem kodów PKD);
- Składu osobowego organów (zarządu, rady nadzorczej itd.);
- Wspólników – w przypadku spółek (z wyjątkiem spółki akcyjnej, w której nie ujawnia się w KRS danych o osobach akcjonariuszy – stąd w wielu krajach spółka akcyjna nosi nazwę „spółki anonimowej”);
- Dokonanych przekształceń, podziałów czy połączeń podmiotu;
- Kapitału zakładowego (oraz w przypadku spółki akcyjnej – wysokości kapitału wpłaconego);
- Sposobu reprezentacji podmiotu (np. ilu członków zarządu spółki jest uprawnionych do wspólnego reprezentowania spółki).
Co istotne, w przypadku wspólników będących osobami fizycznymi, jak również w przypadku członków organów, w KRS widoczny jest PESEL danej osoby (jeśli dana osoba go posiada). Jest to niestety zagrożenie dla osób ujawnionych w KRS, ponieważ stanowi najłatwiejszą drogę do uzyskania przez osoby trzecie informacji o numerze PESEL. Z tego też względu, dla osób ujawnionych w KRS rekomendowane jest zastrzeżenie swojego numeru PESEL przez system mObywatel. Nie spowoduje to co prawda ukrycia numeru PESEL w KRS, ale utrudni znacznie potencjalne skorzystanie z PESEL przez osobę nieuprawnioną.