ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
Informacje ogólne
Głównym celem KYC (Know Your Customer) jest zapewnienie instytucjom finansowym możliwości potwierdzenia tożsamości swoich klientów oraz oceny potencjalnego ryzyka związanego z ich działaniami, w tym ryzyka prania pieniędzy, finansowania terroryzmu czy innych nielegalnych praktyk.
Dzięki zastosowaniu procedur KYC instytucje finansowe mogą ocenić ryzyko nadużyć finansowych. W szerszym kontekście KYC jest częścią tzw. procedur AMP (Anti-Money Laundering, tj. dotyczących Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy).
KYC pomaga zapobiegać oszustwom i nielegalnym operacjom finansowym. Jest kluczowym narzędziem do zapewnienia bezpieczeństwa transakcji oraz chroni instytucje finansowe przed udziałem w działaniach przestępczych.
KYC stało się standardem w branży finansowej na całym świecie, a jego przestrzeganie jest często obowiązkiem wynikającym z międzynarodowych oraz krajowych przepisów.
W praktyce opiera się na następujących czynnościach.
- weryfikowaniu prowadzonej przez klienta działalności;
- sprawdzeniu tożsamości reprezentantów (członków zarządu, prokurentów);
- badaniu źródła pochodzenia pieniędzy firmy (w celu wyeliminowania ryzyka pochodzenia środków z nielegalnych źródeł);
- identyfikacji beneficjentów rzeczywistych, czyli badaniu, kto faktycznie jest osobą czerpiącą zysk z działalności podmiotu (ważna kwestia w przypadku złożonych struktur korporacyjnych);
- identyfikacji kontrahentów w celu sprawdzenia czy relacje gospodarcze klienta z kontrahentami nie naruszają np. sankcji polskich lub międzynarodowych;
- określeniu rezydencji podatkowej.
W Polsce podstawą prawną procedur KYC jest przede wszystkim ustawa z dnia 1 marca 2018 r.
o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Zgodnie z przepisami tej ustawy, procedura Know Your Customer jest obowiązkowa przede wszystkim dla instytucji finansowych, takich jak m.in. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, domy maklerskie oraz instytucje płatnicze.
Negatywny wynik procedury KYC przeprowadzonej przez instytucję finansową lub niepodanie jej wymaganych informacji może skutkować ograniczeniem w dostępie do produktów finansowych, zablokowaniem transakcji lub – w poważniejszych sytuacjach – niezawarciem umowy z instytucją finansową lub rozwiązaniem takiej umowy przez instytucję (np. przez bank).
Elementy Know Your Customer
Weryfikacja tożsamości klienta
Instytucje finansowe gromadzą informacje na temat dokumentów tożsamości (w celu weryfikacji tożsamości klienta).
Zbieranie informacji o kliencie
Elementem KYC jest zbieranie informacji m.in. o źródłach dochodu klienta oraz prowadzonych przez klienta transakcjach, a także wszelkich innych istotnych informacji o kliencie. Dane mogą pochodzić
z różnych źródeł, np.:
- rejestry publiczne, takie jak np. KRS, CEIDG lub REGON;
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych będący publicznym rejestrem zawierającym informacje o beneficjentach rzeczywistych podmiotów prawnych;
- źródła internetowe, np. strona internetowa przedsiębiorstwa;
- informacje o produktach bankowych lub usługach, z których korzysta klient;
- dokumentacja finansowa (np. sprawozdania finansowe umieszczane przez spółki w KRS);
- oświadczenia składane przez klienta.
Ocena ryzyka
Po zweryfikowaniu zebraniu i zweryfikowaniu niezbędnych informacji, instytucja finansowa analizuje profil klienta pod kątem potencjalnych zagrożeń. Może to obejmować sprawdzenie historii transakcji, źródeł dochodów czy powiązań z krajami wysokiego ryzyka.
Monitoring
Proces KYC nie kończy się na jednorazowej weryfikacji. Instytucje finansowe muszą regularnie monitorować konta swoich klientów, aby wychwytywać podejrzane działania, które mogłyby wskazywać na pranie pieniędzy lub inne przestępstwa.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Jednym z elementów procedury KYC oraz w szerszym kontekście procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest ustalenie przez podmiot obowiązany tzw. beneficjentów rzeczywistych. Przez to pojęcie rozumie się osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem.
Chodzi w praktyce o ustalenie, jakie osoby fizyczne tak naprawdę sprawują kontrolę i pobierają zyski
z działalności danego podmiotu. Jest to bardzo ważne w sytuacji, gdy podmiot jest kontrolowany przez rozbudowaną grupę kapitałową, w której występuje wiele podmiotów będących osobami prawnymi.
Z tematem beneficjentów rzeczywistych wiąże się obowiązek dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Jest to publiczny rejestr, w którym znajdują się informacje na temat beneficjentów rzeczywistych osób prawnych mających siedzibę w Polsce. Rejestr funkcjonuje w systemie elektronicznym (link: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/).
Obowiązkiem dokonania zgłoszenia do CRBR objęte są w Polsce:
- spółki osobowe i kapitałowe;
- trusty;
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych oraz spółki europejskie;
- spółdzielnie i spółdzielnie europejskie;
- stowarzyszenia zarejestrowane w KRS:
Zgłoszenie musi każdorazowo zawierać dane danego podmiotu (np. spółki), ale przede wszystkim dane osób fizycznych będących beneficjentami rzeczywistymi, tj. imię i nazwisko, każde posiadane obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.
Zgłoszenie do CRBR należy złożyć w terminie 14 dni od dnia wpisu podmiotu do KRS. W przypadku jakichkolwiek zmian – również należy je zgłosić w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania. Brak zgłoszenia do CRBR jest zagrożony wysokimi karami finansowymi.
W praktyce spore wątpliwości może budzić ustalenie tego, kto jest beneficjentem rzeczywistym danego podmiotu prawnego.
Kwestię tę reguluje ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zgodnie z którą za beneficjenta rzeczywistego uznaje się – w przypadku spółek:
- osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji;
- osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej;
- osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawne;
- osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez jednostkę dominującą;
- osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych powyżej.
Nie jest więc możliwe ustalenie z góry np. tego, kto jest beneficjentem rzeczywistym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Badania dokonuje się w przypadku każdego podmiotu prawnego podlegającego wpisowi do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.