SAWARYN I PARTNERZY SPÓŁKA KOMANDYTOWA
Warecka 4/6 lok 6
00-040 Warszawa
tel. +48 537 191 841
kontakt@sawaryn.com
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Monitorowanie i raportowanie transakcji to kluczowy element systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), którego celem jest wykrywanie i zapobieganie nielegalnym operacjom finansowym. Proces ten opiera się na stałym analizowaniu transakcji klientów i identyfikowaniu nieprawidłowości, które mogą sugerować pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu lub inne przestępcze działania.
W praktyce monitorowanie transakcji wymaga zaawansowanych narzędzi technologicznych oraz dobrze przeszkolonego personelu, który potrafi analizować różne wzorce zachowań finansowych klientów. Kluczowe elementy monitorowania i raportowania transakcji obejmują:
Zautomatyzowane systemy monitorowania
Współczesne instytucje finansowe wykorzystują zaawansowane systemy informatyczne do monitorowania wszystkich transakcji swoich klientów w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie stosowane w AML jest zwykle zaprogramowane na wykrywanie nietypowych wzorców, które mogą sugerować nielegalne działania. Algorytmy tych systemów bazują na analizie szeregu zmiennych, takich jak:
- Kwoty transakcji – duże i nietypowe kwoty mogą wzbudzić podejrzenia, szczególnie jeśli nie pasują do dotychczasowego profilu klienta,
- Częstotliwość operacji – częste transakcje poniżej progów raportowania (tzw. „smurfing”) mogą być próbą unikania wykrycia przez dzielenie większych sum na mniejsze,
- Kierunki transferów – transakcje realizowane z krajami o podwyższonym ryzyku (np. krajami objętymi sankcjami) budzą dodatkowe wątpliwości,
- Rodzaj transakcji – np. przelewy gotówkowe bez ekonomicznego uzasadnienia lub transakcje związane z branżami o wysokim ryzyku prania pieniędzy, takimi jak gry hazardowe czy kryptowaluty.
Analiza transakcji w kontekście profilu klienta
Wszystkie transakcje są oceniane w odniesieniu do wcześniej stworzonego profilu klienta, który opiera się na analizie jego historii, rodzaju działalności oraz deklarowanych źródeł dochodów. Dla każdego klienta opracowuje się specyficzny profil, który określa, jakie transakcje można uznać za typowe i w pełni uzasadnione, a które mogą wskazywać na działania ryzykowne lub podejrzane.
Na przykład, jeśli osoba fizyczna nagle zaczyna dokonywać dużych przelewów zagranicznych, które nie były wcześniej charakterystyczne dla jej działalności, może to wymagać dodatkowej analizy. W przypadku przedsiębiorstw, analiza może obejmować m.in. sprawdzenie, czy ich transakcje są zgodne z deklarowaną działalnością gospodarczą.
Procedury raportowania podejrzanych transakcji
W przypadku wykrycia transakcji, która wydaje się nietypowa lub podejrzana, instytucje obowiązane mają prawny obowiązek raportowania takich operacji do odpowiednich organów. W Polsce głównym organem nadzorującym zgłoszenia związane z praniem pieniędzy jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF). Do GIIF zgłaszane są tzw. przypadki podejrzanych transakcji (Suspicious Transaction Reports – STRs).
Raportowanie powinno odbywać się bez zbędnej zwłoki, a instytucja musi przekazać szczegółowe informacje dotyczące transakcji, takie jak:
- Dane klienta dokonującego operacji,
- Szczegółowy opis transakcji, w tym jej wartość, datę i sposób realizacji,
- Uzasadnienie, dlaczego dana transakcja została uznana za podejrzaną,
- Informacje o wcześniejszych transakcjach klienta, które mogły być związane z praniem pieniędzy.
Przykłady transakcji, które mogą wzbudzić podejrzenia
Niektóre przykłady transakcji, które mogą prowadzić do zgłoszenia, to:
- Transakcje gotówkowe na duże kwoty, które wykraczają poza normalną działalność klienta,
- Przelewy na rachunki zagraniczne w krajach z listy krajów o podwyższonym ryzyku,
- Zakupy nieruchomości lub innych aktywów o znacznej wartości przez klientów, których źródło dochodu nie jest zgodne z deklarowaną działalnością,
- Złożone i wieloetapowe operacje finansowe, które mogą służyć zamaskowaniu prawdziwego celu transakcji.
Rola AML oficera w instytucjach zobowiązanych
Instytucje finansowe i inne podmioty zobowiązane do stosowania AML muszą wyznaczyć osoby odpowiedzialne za monitorowanie i raportowanie podejrzanych transakcji. Funkcję tę często pełni AML Officer (oficer ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy), którego zadaniem jest nadzorowanie realizacji polityk AML, podejmowanie decyzji o zgłoszeniu transakcji do GIIF oraz koordynowanie działań związanych z oceną ryzyka.
AML Officer musi także zapewnić, że pracownicy instytucji są odpowiednio przeszkoleni w zakresie rozpoznawania i zgłaszania podejrzanych operacji.
Dokumentowanie i archiwizacja danych o transakcjach
Instytucje obowiązane muszą prowadzić dokładną dokumentację dotyczącą każdej zgłoszonej podejrzanej transakcji, a także transakcji, które zostały poddane szczegółowej analizie, ale nie zgłoszono ich jako podejrzane. Dokumentacja powinna obejmować wszelkie informacje związane z profilem klienta, analizą jego działalności oraz decyzją o zgłoszeniu (lub jej braku).
Zgodnie z przepisami, dokumentacja ta powinna być przechowywana przez co najmniej 5 lat od daty transakcji, co umożliwia jej późniejsze skontrolowanie przez organy nadzoru.
Ochrona pracowników zgłaszających transakcje
Ważnym aspektem systemu raportowania jest ochrona pracowników, którzy zgłaszają podejrzane transakcje. Zgłaszający, tzw. whistleblowers, powinni być chronieni przed wszelkimi reperkusjami ze strony pracodawców lub klientów, o ile ich działania są zgodne z przepisami prawa i politykami AML.
Współpraca międzynarodowa
W ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy, instytucje często muszą współpracować z międzynarodowymi organami nadzorczymi, zwłaszcza gdy transakcje dotyczą przelewów międzynarodowych. Współpraca ta obejmuje wymianę informacji oraz uczestnictwo w działaniach globalnych inicjatyw, takich jak Financial Action Task Force (FATF), które ustalają standardy przeciwdziałania praniu pieniędzy na poziomie międzynarodowym.
Podsumowanie
Monitorowanie i raportowanie transakcji to dynamiczny i złożony proces, który wymaga zarówno odpowiedniej infrastruktury technologicznej, jak i przeszkolonych pracowników. Główne wyzwania w tym zakresie to skuteczne wykrywanie podejrzanych działań, ich prawidłowe raportowanie oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów, aby minimalizować ryzyko wykorzystania instytucji do celów przestępczych.