ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Podpis kwalifikowany to zaawansowana forma podpisu elektronicznego, która ma taką samą moc prawną jak tradycyjny, własnoręczny podpis na papierze. Jest on uznawany w całej Unii Europejskiej dzięki przepisom Rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenie UE 910/2014), które ujednolica kwestie związane z podpisem elektronicznym w krajach członkowskich.
Cechy podpisu kwalifikowanego
- Moc prawna
Podpis kwalifikowany jest prawnie równoważny podpisowi odręcznemu. Oznacza to, że dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym są w pełni wiążące np. w sądzie, w kontaktach z administracją czy w transakcjach biznesowych, na takich samych zasadach jak podpis odręczny.
- Bezpieczeństwo
Podpis kwalifikowany jest chroniony przez mechanizmy kryptograficzne, co zapewnia integralność dokumentu (nie można go zmienić bez unieważnienia podpisu) oraz autentyczność podpisu (gwarancja, że został złożony przez daną osobę).
- Certyfikat kwalifikowany
Aby móc korzystać z podpisu kwalifikowanego, osoba musi posiadać certyfikat kwalifikowany wydany przez zaufany podmiot certyfikujący (tzw. kwalifikowany dostawca usług zaufania). Certyfikat ten potwierdza tożsamość osoby podpisującej i jest kluczowym elementem podpisu kwalifikowanego.
- Zgodność z prawem
Podpis kwalifikowany spełnia wszystkie wymogi określone w przepisach o podpisach elektronicznych, w tym wspomnianym wcześniej Rozporządzeniu eIDAS. Dlatego też jest akceptowany przez instytucje rządowe, urzędy, sądy oraz inne podmioty w Polsce
i w Unii Europejskiej.
Jak działa podpis kwalifikowany?
- Uzyskanie certyfikatu
Aby zacząć używać podpisu kwalifikowanego, trzeba najpierw uzyskać certyfikat kwalifikowany od akredytowanego dostawcy. Certyfikat jest zazwyczaj przechowywany na specjalnym nośniku, np. karcie kryptograficznej lub tokenie USB.
Uzyskanie podpisu kwalifikowanego oraz certyfikatu jest odpłatne, kosztuje około 200-300 zł rocznie, w zależności od dostawcy.
- Składanie podpisu
Składanie podpisu elektronicznego zazwyczaj składa się z kilku elementów. Najbardziej popularną formą jest korzystanie z karty kryptograficznej oraz specjalnego urządzenia podłączonego do komputera. Urządzenie służy od do odczytu danych z karty kryptograficznej. Na komputerze należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie, w zależności od dostawcy usług podpisu elektronicznego.
W celu złożenia podpisu elektronicznego należy umieścić kartę w czytniku, a następnie dokonać złożenia podpisu za pomocą specjalnej aplikacji. Złożenie podpisów wymaga autoryzacji zazwyczaj w formie hasła lub numeru PIN.
Dostawcy usług podpisu elektronicznego oferują również inne sposoby składania podpisu, na przykład z użyciem specjalnej aplikacji pobieranej na telefon.
- Weryfikacja podpisu
Osoba, która otrzyma dokument z podpisem kwalifikowanym, może go zweryfikować za pomocą specjalnych narzędzi. Weryfikacja sprawdza, czy podpis jest autentyczny i czy dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu.
Zastosowania podpisu kwalifikowanego to m.in.:
- Podpisywanie umów – w relacjach biznesowych, gdzie konieczne jest formalne potwierdzenie oświadczenia woli;
- Dokumenty urzędowe – kontaktach z administracją publiczną, np. składanie wniosków, deklaracji.
Czy podpis kwalifikowany jest równy podpisowi tradycyjnemu?
Kwestia mocy prawnej podpisu elektronicznego kwalifikowanego jest istotna w przypadku, gdy zastępujemy podpisem kwalifikowanym tradycyjny podpis składany odręcznie.
Niektóre oświadczenia woli muszą być bowiem składane w formie pisemnej. Przepisy polskiego kodeksu cywilnego przewidują tak zwaną formę pisemną pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeżeli forma pisemna jest zastrzeżona, pod rygorem nieważności to złożenie oświadczenia w innej formie będzie nieważne.
Przykładem będzie tutaj umowa leasingu. Zgodnie z przepisami polskiego kodeksu cywilnego umowa listingu powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
Jeśli jednak chodzi o podpis elektroniczny kwalifikowany, to posiada on taką samą moc, jak podpis tradycyjny. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej – z zastosowaniem podpisu elektronicznego kwalifikowanego, jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Wszystkie oświadczenia, które wymagają formy pisemnej, mogą więc być zamiennie składane za pośrednictwem podpisu elektronicznego kwalifikowanego.