MDDP
Senatorska 18a
00-082 Warszawa
tel. (+48) 22 322 68 88
biuro@mddp.pl
JAKUB WARNIEŁO
Starszy Menedżer | Doradca podatkowy | Szef zespołu postępowań podatkowych i sądowych
Email: jakub.warnielo@mddp.pl
Mob.: +48 600 816 431
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Polskie organy podatkowe mają kilka możliwości weryfikacji rozliczeń przedsiębiorców. Należą do nich:
- czynności sprawdzające;
- kontrola podatkowa;
- kontrola celno-skarbowa oraz
- postępowanie podatkowe.
Poniżej znajduje się charakterystyka każdej z tych procedur.
Czynności sprawdzające
Czynności sprawdzające to narzędzie, które pozwala organom podatkowym na szybkie i skuteczne zweryfikowanie rozliczeń podatników. Mają one na celu kontrolę poprawności składanych deklaracji i innych dokumentów, zanim zostaną podjęte bardziej zaawansowane kroki, takie jak kontrola podatkowa czy postępowanie podatkowe.
Charakterystyka procedury
Czynności sprawdzające są najmniej sformalizowaną formą weryfikacji rozliczeń podatnika. W przeciwieństwie do innych procedur, brak jest pisma formalnie rozpoczynającego i kończącego tę procedurę. Organ może przeprowadzać je na bieżąco w odniesieniu do złożonych deklaracji, dokumentów księgowych czy zgłoszeń rejestracyjnych.
Nie ma określonego terminu do ich wszczęcia ani zakończenia, a jedynym ograniczeniem dla organu jest termin przedawnienia zobowiązania podatkowego (który zazwyczaj mija po upływie 5 lat).
Co obejmują czynności sprawdzające?
Celem czynności sprawdzających jest:
- Weryfikacja czy deklaracje podatkowe są wypełnione prawidłowo i złożone w odpowiednim czasie;
- Weryfikacja czy podatki są płacone terminowo i w prawidłowej wysokości;
- Porównanie stanu faktycznego z danymi wykazanymi w dokumentach (w tym czy dokumenty rejestracyjne odpowiadają rzeczywistości).
W ramach czynności sprawdzających organ podatkowy może poprosić o wyjaśnienia, dokumenty, a jeżeli stwierdzi nieprawidłowości, również o skorygowanie błędów lub złożenie brakujących dokumentów. Zazwyczaj czynności przeprowadzane są w siedzibie urzędu, jednak mogą zdarzyć się sytuacje oględzin lokalu podatnika (zwłaszcza podczas rejestracji podatkowej).
Najczęściej organy podatkowe prowadzą czynności sprawdzające w odniesieniu do wykazanych zwrotów podatku VAT lub nadpłat, a także rejestracji podatkowej czy „krzyżowej” weryfikacji rozliczeń kontrahentów.
W toku czynności sprawdzających podatnicy mogą dowolnie korygować swoje rozliczenia (nie ma prawnych ograniczeń dokonywania korekt w trakcie czynności sprawdzających).
Kontrola podatkowa
Kontrola podatkowa jest bardziej sformalizowaną procedurą od czynności sprawdzających. Jej celem jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Podejmowana jest z urzędu (najczęściej przez Naczelników Urzędów Skarbowych) i prowadzona wobec podatników, płatników i inkasentów.
Charakterystyka procedury
W ramach kontroli podlegać weryfikacji mogą takie kwestie jak: prowadzenie ksiąg podatkowych, prawidłowe wystawianie i przechowywanie faktur, rachunków, terminowe wpłacanie podatków, prawidłowe stosowanie stawek czy zwolnień podatkowych.
Wszczęcie kontroli można podzielić na dwa kroki:
- Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej;
- Doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej oraz okazanie legitymacji służbowej – w tym momencie następuje formalne wszczęcie kontroli.
W niektórych przypadkach kontrola podatkowa może również rozpocząć się bez formalnego zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia.
W toku kontroli podatkowej prawo do skorygowania deklaracji (w zakresie prowadzonej kontroli) jest zawieszone. Prawo to ponownie przysługuje po formalnym zakończeniu kontroli.
Czynności kontrolne mogą być przeprowadzane m.in. w siedzibie kontrolowanego, miejscu przechowywania dokumentów lub siedzibie organu.
W trakcie kontroli podatkowej organy mogą m.in. przesłuchiwać stronę oraz świadków, dokonywać oględzin lokali oraz wzywać kontrahentów kontrolowanego do udzielenia informacji o przeprowadzonych transakcjach.
Zakończenie kontroli ma miejsce w momencie doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli, w którym zostaną zawarte wszystkie ustalenia kontrolujących. Jeżeli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami kontroli, wówczas może złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia, do których organ podatkowy musi się odnieść.
Jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że podatnik nie skorygował rozliczeń zgodnie z ustaleniami kontroli, wówczas w ciągu 6 miesięcy wszczyna postępowanie podatkowe w celu określenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego (i ewentualnych dodatkowych sankcji).
Kontrola celno-skarbowa
To procedura, która ma na celu sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się obowiązków wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego, prawa celnego, przepisów związanych z przywozem / wywozem towarów, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Charakteryzuje się bardziej restrykcyjnym podejściem niż tradycyjna kontrola podatkowa.
Charakterystyka procedury
W ramach kontroli celno-skarbowej organy podejmują takie działania jak np. weryfikacja prawidłowości przywozu i wywozu towarów, legalność posiadania i eksploatacji maszyn hazardowych, analiza transakcji podejrzanych o nielegalne pochodzenie środków finansowych, przestrzeganie przez kontrolowanego przepisów dotyczących organizowania gier hazardowych.
Wszczęcie kontroli następuje w momencie doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W przeciwieństwie do kontroli podatkowej, w tym przypadku organ podatkowy nie doręcza zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.
Kontrolowany ma możliwość złożenia korekty deklaracji w ciągu 14 dni od momentu wszczęcia kontroli celno-skarbowej. Po tym okresie prawo do korygowania rozliczeń w zakresie kontroli nie jest możliwe.
Czynności kontrolne mogą być przeprowadzane m.in. w siedzibie kontrolowanego, miejscu przechowywania dokumentów lub siedzibie organu.
W trakcie kontroli celno-skarbowej organy mogą m.in.: przesłuchiwać stronę oraz świadków, dokonywać oględzin lokali, wzywać kontrahentów kontrolowanego do udzielenia informacji o przeprowadzonych transakcjach, a także konfiskować towary czy nakładać zamknięcia urzędowe na urządzenia lub środki przewozowe.
Zakończenie kontroli ma miejsce w momencie doręczenia kontrolowanemu wyniku kontroli. W przeciwieństwie do kontroli podatkowej, w tym przypadku nie ma możliwości złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień po zakończeniu procedury. Po zakończeniu kontroli celno-skarbowej, kontrolowany ma prawo do skorygowania deklaracji podatkowej jedynie w ciągu 14 dni od otrzymania wyniku kontroli.
Jeżeli organ podatkowy uzna, że złożone korekty deklaracji (lub ich brak) są niezgodne z ustaleniami kontroli, wówczas przekształci kontrolę w postępowanie podatkowe w celu określenia prawidłowej wysokości zobowiązania podatkowego (i ewentualnych dodatkowych sankcji).
Postępowanie podatkowe
Postępowanie podatkowe to procedura administracyjna prowadzona przez organy podatkowe w celu ustalenia, wymiaru, poboru lub zwrotu podatku. Obejmuje wszystkie rodzaje podatków, a także wszystkie osoby i podmioty zobowiązane do płacenia podatków, takie jak podatnicy, płatnicy i inkasenci.
Charakterystyka postępowania podatkowego
Postępowanie podatkowe może być wszczęte na wniosek podatnika lub z urzędu.
Wszczęcie procedury na wniosek podatnika może nastąpić np. w wyniku złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty.
Wszczęcie procedury z urzędu następuje najczęściej po zakończonej kontroli (podatkowej lub celno-skarbowej), po której podatnik nie skoryguje rozliczeń zgodnie z ustaleniami.
Postępowanie dowodowe
Co do zasady w postępowaniu podatkowym dowodem może być wszystko, co pomoże w wyjaśnieniu sprawy, o ile jest zgodne z prawem.
W trakcie postępowania organ ma obowiązek dokładnie ustalić, czy istnieje podstawa do wymierzenia podatku i jego poboru. Ta część nazywana jest postępowaniem dowodowym, w którym strona może aktywnie uczestniczyć. Strona ma prawo przedstawiać dowody, np. dokumenty, przesłuchania świadków i uczestniczyć w tych czynnościach.
Organ podatkowy gromadzi dowody w sprawie, które następnie staną się podstawą do wydania decyzji. W toku postępowania podatkowego organ może wezwać stronę do złożenia wyjaśnień czy przedłożenia dokumentów, a także badać księgi podatkowe, wyciągi bankowe, przesłuchiwać świadków i stronę, a także występować do innych instytucji w celu ustalenia stanu faktycznego.
Decyzja i odwołanie
Po zakończeniu postępowania dowodowego organ wydaje decyzję o wysokości zobowiązania podatkowego, którą doręcza stronie na piśmie. W Polsce obowiązuje zasada dwuinstancyjności, co oznacza, że strona może odwołać się od decyzji do organu wyższej instancji. Odwołanie należy złożyć w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji. Organ odwoławczy rozpatruje odwołanie i następnie rozstrzyga sprawę. Jeżeli podatnik nie zgadza się z rozstrzygnięciem organu II instancji, istnieje możliwość skierowania sprawy na drogę sądową poprzez złożenie skargi do sądu administracyjnego.
Podsumowanie
Wszystkie wyżej wymienione procedury mają na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń podatnika, jednak różnią się stopniem sformalizowania oraz zakresem uprawnień zarówno organów podatkowych, jak i podatnika.
Czynności sprawdzające są najczęściej stosowaną i najmniej sformalizowaną formą weryfikacji, mającą na celu wczesne wykrycie błędów i nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych bez konieczności przeprowadzania pełnej kontroli. Organy podatkowe często jednak wykorzystują tę procedurę do nadmiernego gromadzenia informacji o podatnikach.
Kontrola podatkowa to bardziej zaawansowana procedura, która umożliwia dokładniejsze zbadanie rozliczeń podatnika i obejmuje szerszy zakres dokumentacji oraz działań. Często jest to również krok niezbędny przed wszczęciem postępowania podatkowego.
Kontrola celno-skarbowa, nazywana „twardą kontrolą”, dotyczy zarówno zobowiązań podatkowych, jak i celnych, z naciskiem na wykrywanie oraz zwalczanie oszustw podatkowych. Uprawnienia organów celno-skarbowych są szerokie i zbliżone do tych, które przysługują organom ścigania w postępowaniach karnych m.in. mogą rozpocząć kontrole bez konieczności zawiadomienia kontrolowanego.
Najbardziej sformalizowaną metodą weryfikacji jest postępowanie podatkowe. Procedura ta kończy się wydaniem decyzji podatkowej, która wiąże podatnika z chwilą doręczenia i może obejmować m.in. obowiązek zapłaty zaległych podatków. Taka decyzja podatkowa zastępuje deklarację podatkową złożoną przez podatnika.
Choć wszystkie te procedury mają na celu weryfikację prawidłowości rozliczeń, różnią się zakresem formalności i ingerencją w działalność podatnika.
Warto zatem przy tego rodzaju weryfikacjach korzystać ze wsparcia doradcy podatkowego, który pomoże w prawidłowej interpretacji przepisów i obronie praw podatnika. Doradca podatkowy może również pomóc w zapobieganiu sytuacjom, w których organy podatkowe, mogą wykorzystać swoją pozycję i przekraczać swoje uprawnienia.