SAWARYN I PARTNERZY SPÓŁKA KOMANDYTOWA
Warecka 4/6 lok 6
00-040 Warszawa
tel. +48 537 191 841
kontakt@sawaryn.com
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Wdrożenie procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w firmie to proces, który wymaga przemyślanej strategii, odpowiednich zasobów oraz regularnej aktualizacji. Każda organizacja powinna dostosować swoje procedury AML do specyfiki swojej działalności oraz do poziomu ryzyka, jaki jest związany z jej klientami i transakcjami. Poprawne wdrożenie procedur AML nie tylko zabezpiecza firmę przed sankcjami prawnymi, ale także chroni ją przed ryzykiem finansowym i reputacyjnym.
Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki, które są niezbędne do efektywnego wdrożenia procedur AML w przedsiębiorstwie.
Przygotowanie polityki AML
Polityka AML to dokument, który szczegółowo opisuje zasady i procedury, jakie organizacja stosuje, aby przeciwdziałać praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Dokument ten powinien być dostosowany do charakteru działalności firmy oraz do wymogów prawnych.
Elementy polityki AML:
- Zakres stosowania – określenie, które działy i stanowiska w firmie są objęte obowiązkiem stosowania procedur AML.
- Zasady identyfikacji klientów – szczegółowy opis procedur identyfikacji i weryfikacji klientów, z uwzględnieniem kryteriów, takich jak wymagane dokumenty i sposób oceny beneficjenta rzeczywistego.
- Procedura oceny ryzyka – opis metod oceny ryzyka klientów i transakcji, z podziałem na kategorie ryzyka oraz zasady przypisywania klientów do odpowiednich kategorii.
- Monitorowanie transakcji – szczegółowy plan monitorowania transakcji, w tym identyfikacji i analizy transakcji podejrzanych oraz działań niestandardowych.
- Raportowanie podejrzanych działań – procedura zgłaszania podejrzanych transakcji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
- Dokumentacja i przechowywanie danych – zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z AML.
- Aktualizacja procedur i przegląd polityki – częstotliwość i sposób przeglądu oraz aktualizacji polityki AML, dostosowany do zmieniających się przepisów i sytuacji na rynku.
Wdrożenie AML krok po kroku
Przy wdrażaniu procedur AML warto postępować według konkretnych etapów, które ułatwią organizacji uporządkowanie działań i zapewnienie pełnej zgodności z przepisami.
- Analiza ryzyka działalności – Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie kompleksowej analizy ryzyka działalności firmy, uwzględniając jej specyfikę, rodzaje oferowanych produktów lub usług oraz profil klientów. Celem analizy jest określenie, jakie obszary działalności narażone są na ryzyko prania pieniędzy i jakie działania prewencyjne należy wdrożyć.
- Opracowanie szczegółowych procedur AML – Na podstawie analizy ryzyka firma powinna opracować szczegółowe procedury AML, które obejmują identyfikację i weryfikację klientów (KYC), ocenę ryzyka klientów oraz procedury monitorowania transakcji. Każda procedura powinna być precyzyjna i dostosowana do konkretnej struktury organizacji.
- Implementacja systemów IT – Firmy często wdrażają dedykowane systemy IT, które automatyzują procesy AML, takie jak identyfikacja klienta, monitorowanie transakcji oraz wykrywanie podejrzanych wzorców. Systemy te mogą automatycznie klasyfikować klientów, analizować transakcje pod kątem ryzyka oraz generować alerty w przypadku wykrycia podejrzanych działań. Systemy te wspierają personel odpowiedzialny za AML, zapewniając szybki dostęp do analiz i raportów.
- Wdrożenie procedur w organizacji – Procedury AML muszą zostać wdrożone na poziomie operacyjnym. W tym celu należy przekazać pracownikom szczegółowe wytyczne dotyczące procedur identyfikacji klientów, monitorowania transakcji oraz raportowania podejrzanych działań. Pracownicy muszą być świadomi swoich obowiązków i wiedzieć, jak postępować w sytuacjach podejrzanych.
- Szkolenie pracowników – Wprowadzenie procedur AML wymaga przeszkolenia wszystkich pracowników, którzy mają kontakt z klientami lub odpowiadają za transakcje finansowe. Szkolenia powinny obejmować zasady identyfikacji klientów, oceny ryzyka oraz zgłaszania podejrzanych działań. Regularne szkolenia są niezbędne, aby personel był na bieżąco z najnowszymi przepisami oraz umiał rozpoznawać sytuacje wysokiego ryzyka.
- Komunikacja wewnętrzna i kontrola procedur – Ważne jest, aby procedury AML były częścią codziennej działalności firmy, a nie tylko formalnością. Dlatego niezbędna jest skuteczna komunikacja wewnętrzna i współpraca pomiędzy działami. Ponadto należy przeprowadzać regularne kontrole, aby upewnić się, że procedury AML są realizowane zgodnie z polityką firmy.
Monitorowanie transakcji i analiza działań podejrzanych
Jednym z najważniejszych elementów AML jest monitorowanie transakcji klientów w celu wykrycia potencjalnie podejrzanych działań. Monitorowanie pozwala na szybką identyfikację nietypowych wzorców transakcyjnych oraz skuteczne reagowanie na zagrożenia.
Kroki monitorowania transakcji:
- Ustalanie progów monitorowania – Firma powinna ustalić progi wartościowe, po przekroczeniu których transakcje będą dokładniej analizowane. Przykładem mogą być transakcje przekraczające określoną kwotę lub liczbę transakcji wykonanych w krótkim czasie.
- Analiza nietypowych wzorców – Pracownicy odpowiedzialni za AML powinni analizować transakcje pod kątem nietypowych wzorców, takich jak częste i wysokie wpłaty gotówkowe, przelewy na zagraniczne konta lub transakcje w nietypowych godzinach. W przypadku wykrycia podejrzanego wzorca, transakcja powinna zostać zgłoszona do osoby nadzorującej AML.
- Generowanie alertów – W przypadku wykrycia podejrzanej transakcji system AML generuje alert. Alert trafia do zespołu odpowiedzialnego za AML, który przeprowadza dokładną analizę i decyduje, czy transakcja wymaga zgłoszenia do GIIF.
- Dokumentacja i raportowanie podejrzanych działań – Wszystkie działania związane z monitorowaniem transakcji i analizą działań podejrzanych powinny być dokładnie dokumentowane. W przypadku zgłoszenia podejrzanej transakcji do GIIF firma powinna sporządzić pełną dokumentację i raportować zgodnie z procedurami.
Raportowanie podejrzanych działań
Wszystkie instytucje obowiązane mają obowiązek zgłaszania podejrzanych działań do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Zgłaszanie podejrzanych działań jest obowiązkiem prawnym, a jego celem jest informowanie odpowiednich organów o wszelkich działaniach, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy.
Procedura raportowania:
- Identyfikacja podejrzanej transakcji – W przypadku wykrycia podejrzanej transakcji zespół AML przeprowadza szczegółową analizę, aby upewnić się, że transakcja rzeczywiście budzi uzasadnione podejrzenia.
- Zgłoszenie do GIIF – Jeśli analiza potwierdzi podejrzany charakter transakcji, zespół AML jest zobowiązany do zgłoszenia tego faktu do GIIF. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie istotne informacje o transakcji oraz uzasadnienie podejrzeń.
- Przechowywanie dokumentacji – Firma ma obowiązek przechowywać pełną dokumentację wszystkich zgłoszonych transakcji oraz decyzji związanych z ich monitorowaniem przez okres co najmniej 5 lat.
Dokumentacja i przechowywanie danych
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji jest kluczowym elementem procesu AML, ponieważ zapewnia firmie możliwość udokumentowania swoich działań i spełnienia wymagań kontroli. Każda instytucja obowiązana powinna prowadzić pełne rejestry transakcji, dokumenty identyfikacyjne klientów oraz raporty podejrzanych działań. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób bezpieczny przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia relacji z klientem lub przeprowadzenia transakcji.
Aktualizacja procedur AML i przegląd polityki AML
Procedury AML powinny być regularnie przeglądane i aktualizowane w odpowiedzi na zmieniające się przepisy oraz sytuację rynkową. Polityka AML musi być elastyczna i dostosowywać się do nowych zagrożeń oraz ewoluujących wymagań prawnych. Zaleca się, aby przegląd polityki AML był przeprowadzany co najmniej raz w roku oraz przy każdej większej zmianie przepisów.
Elementy przeglądu:
- Analiza efektywności procedur – Ocena, czy stosowane procedury są wystarczająco skuteczne w zapobieganiu praniu pieniędzy.
- Wdrożenie rekomendacji – Wprowadzenie zmian wynikających z przeglądu, w tym poprawa słabych punktów procedur oraz dostosowanie do nowych zagrożeń.
- Dostosowanie do nowych regulacji – Wprowadzenie zmian, które zapewnią zgodność z nowymi przepisami lub wymogami ze strony instytucji nadzorczych.
Praktyczne wdrożenie procedur AML wymaga zaangażowania całej organizacji oraz regularnego przeglądu i adaptacji polityk w odpowiedzi na zmiany prawne i rynkowe.