ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
NAWIGACJA
Ogólne informacje
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest najbardziej rozpowszechnionym rodzajem spółki w Polsce. Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jest ponad 500 000. Ta forma prowadzenia działalności jest popularna, ponieważ ma wiele zalet. Wysokość kapitału zakładowego może być dowolnie ustalona przez wspólników (z zastrzeżeniem, że nie może wynosić mniej niż 5 000 zł), a odpowiedzialność wspólników jest ograniczona do wysokości wniesionych przez nich wkładów.
Firma (nazwa) spółki może być dowolna, ale musi zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Możliwe jest także korzystanie ze skróconej formy „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.
Powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawiązana przez kilka osób, ale także przez jedną – wówczas mamy do czynienia z tzw. spółką jednoosobową. Wyjątkiem jest niedozwolona sytuacja zawiązania jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez inną jednoosobową spółkę z o. o.
Powstanie umowy spółki wymaga podjęcia następujących kroków:
a) Zawarcie umowy spółki
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy aktu notarialnego (nie można zawrzeć takiej umowy w zwyczajnej formie pisemnej).
Umowa musi określać:
- firmę i siedzibę spółki;
- przedmiot działalności spółki (oznaczony przez kod PKD);
- wysokość kapitału zakładowego (minimum 5000 zł, nie ma określonej kwoty maksymalnej);
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość udziałów objętych przez wspólników;
- czas trwania spółki (jeśli jest oznaczony, w przeciwnym razie nie ma obowiązku wskazywania czasu trwania spółki – spółka będzie zawiązana na czas nieokreślony).
Możliwe jest również zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy, przez system S24.
b) Wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego
Każdy ze wspólników musi wnieść wkłady do spółki z o.o., w celu pokrycia kwoty ustalonego kapitału zakładowego. Wkład może być pieniężny (określona kwota) albo niepieniężny (na przykład nieruchomość, przedsiębiorstwo, samochód). W spółce z o.o. wkładem wspólnika nie może być wykonywanie usług na rzecz spółki.
c) Powołanie zarządu
Zarząd jest obowiązkowym organem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Powołanie członków zarządu powinno nastąpić najpóźniej do czasu złożenia wniosku o rejestrację spółki.
Zarząd jest powoływany zgodnie z zasadami określonymi w umowie spółki. W praktyce pierwszy skład zarządu jest często powoływany już w umowie spółki.
d) Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej
Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna nie zawsze musi być powoływana. Obowiązkowe jest powołanie organu nadzoru, jeśli kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych,
a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. W pozostałych przypadkach (mniejszych spółkach) nie jest to obowiązkowe.
e) Wpis spółki do KRS
Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Zgłoszenie muszą podpisać wszyscy członkowie powołani do zarządu.
Jeśli zgłoszenie spółki do KRS nie nastąpiło w ciągu sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy – spółka ulega automatycznie rozwiązaniu.
Od 1 lipca 2021 roku postępowanie rejestrowe jest prowadzone elektronicznie, czyli pisma są kierowane przez przedsiębiorcę za pomocą systemu teleinformatycznego S24 (dla umowy zawartej na wzorcu udostępnionym poprzez system S24) albo za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (dla formy papierowej).
Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane spółki, tj. firmę (nazwę), siedzibę i adres;
- przedmiot działalności spółki (oznaczony przez kod PKD);
- wysokość kapitału zakładowego (wyrażoną w kwocie pieniędzy – w złotówkach);
- określenie czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- nazwiska i imiona członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;
- nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (jeśli organ nadzoru jest w spółce powołany);
- informacje o wnoszonych wkładach niepieniężnych (jeśli takie występują);
- czas trwania spółki (jeśli jest oznaczony).
Do zgłoszenia trzeba dodać następujące dokumenty:
- umowa spółki – akt notarialny (możliwe jest też wskazanie numeru aktu notarialnego w systemie CREWAN – Centralny repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych; informacje o tym numerze otrzymuje się zawsze u Notariusza po podpisaniu aktu notarialnego);
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
- dowód powołania członków organów spółki (chyba, że zostali wskazani już w umowie spółki);
- lista wspólników (imiona, nazwiska, wartość udziałów przysługujących poszczególnym wspólnikom);
- oświadczenia członków organów o wyrażeniu zgody na powołanie na daną funkcję;
- oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń;
- dowód uiszczenia opłaty od wniosku (alternatywnie można opłacić wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych);
- pełnomocnictwo i dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (jeśli wniosek składa pełnomocnik).
Spółka powstaje wraz z wpisem do KRS. Między zawarciem umowy spółki a momentem jej wpisu do rejestru istnieje tzw. „spółka z o.o. w organizacji”. Na tym etapie spółka w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo przez pełnomocnika powołanego zgodnie przez wszystkich wspólników.
Za zobowiązania spółki w organizacji odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu.
Po podpisaniu wniosku należy go opłacić i wysłać do sądu – w systemie S24 opłata ta wynosi łącznie 350 złotych, a w PRS – 600 złotych (dodatkowo wliczona opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Gdy wniosek składa pełnomocnik to opłata skarbowa od pełnomocnictwa wynosi 17 złotych.
Automatycznie przy wpisie spółki do KRS spółka otrzymuje swój NIP (numer identyfikacji podatkowej) i REGON (numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego). Mimo tego, należy złożyć do Urzędu Skarbowego formularz NIP-8, który zawiera dodatkowe informacje niezbędne urzędowi – należy tego dokonać w terminie 21 dni od dnia wpisu spółki do KRS.
Prawa i obowiązki wspólników
Wszyscy wspólnicy mają równe prawa i obowiązki (ale umowa spółki może stanowić inaczej
i niektórym wspólnikom przyznawać inne prawa lub nakładać określone dodatkowe obowiązki).
- Wspólnik może być dodatkowo zobowiązany do tzw. powtarzających się świadczeń niepieniężnych (np. świadczenie polegające na wyprodukowaniu przez wspólnika produktów i cykliczne dostarczanie ich spółce).
- Umowa spółki może też zobowiązywać wspólników do dopłat. Takie zobowiązanie może być nałożone tylko na wszystkich wspólników.
- Wspólnik może zbyć (np. sprzedać) swój udział. Wymagana jest do tego umowa w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (tj. umowa zawierana jest na piśmie,
a następnie notariusz poświadcza, że podpisy zostały złożone przez strony transakcji – forma bezpieczniejsza od zwykłego podpisu). Umowa spółki może jednak ograniczać możliwość zbycia udziału np. uzależniać od zgody spółki. - Wspólnik przez czas trwania spółki nie jest uprawniony do zwrotu wkładów, jakie wniósł do spółki.
- Wspólnikom nie przysługują odsetki od swoich wkładów lub udziałów (w przeciwieństwie do spółek osobowych).
- Każdy wspólnik ma prawo udziału w zysku spółki (tzw. „dywidenda”). Regułą jest podział zysku proporcjonalnie do posiadanych udziałów, ale umowa spółki może to określać w odmienny sposób. Do dywidendy są uprawnieni ci wspólnicy, którym przysługiwały udziały w dniu podjęcia uchwały o wypłacie dywidendy.
- Każdy wspólnik ma prawo do kontrolowania działania spółki, może przeglądać jej księgi i dokumenty.
Organy spółki z o.o.
a) Zarząd
Jest to organ zajmujący się prowadzeniem spraw spółki oraz jej reprezentowaniem, a jego istnienie jest obowiązkowe. Wykonuje te zadania, które nie zostały zastrzeżone do kompetencji innych organów.
- Zarząd składa się z jednego lub większej liczby członków, którzy mogą pochodzić zarówno spośród wspólników, jak i osób trzecich.
- Członkowie są wybierani i odwoływani uchwała walnego zgromadzenia (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), a ich kadencję może określać umowa spółki – mogą zostać powołani na czas oznaczony (nie mniej niż rok) lub nieoznaczony.
- Członkami zarządu mogą być wyłącznie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych oraz niekarane za określone przestępstwa.
- Zarząd reprezentuje spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (np. podpisuje umowy w imieniu spółki).
- Jeśli zarząd jest jednoosobowy – jedyny członek zarządu działa samodzielnie;
- Jeśli zarząd jest wieloosobowy, to do składania oświadczeń w imieniu spółki konieczne jest współdziałanie 2 członków zarządu albo współdziałanie 1 członka zarządu i 1 prokurenta (ale umowa spółki może regulować zasady reprezentacji inaczej).
- Każdy z członków może samodzielnie prowadzić sprawy spółki, które nie wykraczają poza zakres zwykłych (codziennych, standardowych) czynności spółki. W przypadku spraw przekraczających zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest uchwała wszystkich członków zarządu. Każdy członek zarządu może wykonać czynność nagłą.
- Członek zarządu jest zobowiązany do staranności oraz lojalności wobec spółki.
- W przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu osób jemu bliskich, członek organu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole.
- Członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki, także po zakończeniu sprawowania swojej funkcji.
- Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej.
b) Organ nadzoru
W umowie spółki można powołać radę nadzorczą, komisję rewizyjną albo oba te organy. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż 25, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna jest obowiązkowa.
Możliwe opcje:
Kapitał zakładowy do 500 000 zł i mniej niż 25 wspólników | Kapitał zakładowy większy niż 500 000 zł i więcej niż 25 wspólników |
Brak rady nadzorczej i komisji rewizyjnej | |
Sama rada nadzorcza | Sama rada nadzorcza |
Sama komisja rewizyjna | Sama komisja rewizyjna |
Rada nadzorcza + komisja rewizyjna | Rada nadzorcza + komisja rewizyjna |
Członkiem rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej nie może być m.in. członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu czy główny księgowy.
Członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest zobowiązany do staranności oraz lojalności wobec spółki.
i) Rada nadzorcza
- Składa się z minimum 3 członków, którzy są powoływani i odwoływani uchwałą wspólników (ale umowa spółki może ustalać inne zasady powoływania członków).
- Kadencja członków trwa rok (tu podobnie – umowa może stanowić inaczej).
- Rada nadzorcza ma prawo dostępu do wszelkich dokumentów spółki, sprawdzania stanu majątku, żądania od władz spółki i innych osób informacji, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki.
- Dodatkowe uprawnienie – umowa spółki może wprowadzić zasadę, zgodnie z którą zarząd musi uzyskać zgodę rady nadzorczej na dane czynności (np. na podpisanie umowy sprzedaży wartościowego składnika majątku).
ii) Komisja rewizyjna
- Składa się z minimum 3 członków, powoływanych i odwoływanych na takich samych zasadach.
- Kadencja trwa rok (tu podobnie – umowa może stanowić inaczej).
Zadania:
Rada nadzorcza | Komisja rewizyjna |
Stały nadzór nad działalnością spółki (ale bez prawa do wydawania poleceń zarządowi) | |
Ocena sprawozdań zarządu i sprawozdań finansowych | Ocena sprawozdań zarządu i sprawozdań finansowych |
Ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty | Ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty |
Coroczne pisemne sprawozdanie z wyników ocen | Coroczne pisemne sprawozdanie z wyników ocen |
c) Zgromadzenie wspólników
Jest najważniejszym organem w spółce i składa się ze wszystkich wspólników. Podczas zgromadzenia podejmowane są przez wspólników uchwały.
- Uchwała wspólników jest niezbędna m.in. w następujących sytuacjach:
- Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki;
- Powzięcie uchwały o podziale zysku albo o pokryciu straty,
- Zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa;
- Nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego;
- Zwrot dopłat wspólnikom;
- Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego.
- Wyróżnia się zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników:
- Zgromadzenie zwyczajne odbywa się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, w celu rozpatrzenia dokumentów i podjęcia uchwał dotyczących poprzedniego roku obrotowego, w tym także ocena prac organów spółki w poprzednim roku obrotowym;
- Zgromadzenie nadzwyczajne odbywa się w razie konieczności.
- Zgromadzenie (zwyczajne i nadzwyczajne) zwołuje zarząd lub rada nadzorcza/komisja rewizyjna (jeśli zarząd nie zwoła w wymaganym terminie zgromadzenia zwyczajnego lub nadzwyczajnego na żądanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej).
- Żądać zwołania zgromadzenia nadzwyczajnego mogą też wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego.
- Zaproszenie na zgromadzenie wspólników jest wysyłane listem poleconym lub kurierem i musi być wysłane do wszystkich wspólników co najmniej 2 tygodnie przez zgromadzeniem. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad.
- Jeżeli przepisy prawa lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.
- Na zgromadzeniu wspólnicy dysponują, co do zasady, głosami:
- Jeśli udziały są równe, to 1 udział = 1 głos;
- Jeśli udziały są nierówne, to na każde 10 zł udziału przypada 1 głos.
- Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (tj. „za” musi być więcej niż 50% głosów, przy czym licząc bierze się pod uwagę zarówno głosy „za”, „przeciw”, jaki i „wstrzymujące się”) jeżeli przepisy lub umowa spółki nie stanowią inaczej (w przypadku niektórych uchwał konieczna jest tzw. większość kwalifikowana – 2/3 lub 3/4 głosów).
- Głosowanie jest jawne. Wyjątkiem jest głosowanie przy wyborach lub w sprawach dotyczących członków organów – wówczas głosowanie jest tajne (tj. nie jest ujawnione, kto oddał jaki głos).
- Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół.
Zmiana umowy spółki
Zmiana umowy spółki wymaga podjęcia uchwały przez wspólników oraz wpisania zmiany do rejestru. Uchwała o zmianie umowy spółki musi być zaprotokołowana przez notariusza (tj. protokół jest sporządzany w formie aktu notarialnego).
Przepisy kodeksu spółek handlowych określają również szczegółowe zasady podwyższania oraz obniżania kapitału zakładowego. Podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego zarząd również zgłasza do KRS.
Wyłączenie wspólnika
W niektórych przypadkach możliwe jest przymusowe „usunięcie” wspólnika ze spółki. Wyłączenie wspólnika ze spółki może nastąpić z ważnych przyczyn dotyczących danego wspólnika (wymagany jest wniosek wspólników posiadających ponad połowę kapitału zakładowego).
O wyłączeniu wspólnika ze spółki może orzec tylko sąd. Wspólnikowi wyłączonemu (usuniętemu) ze spółki przysługuje prawo do otrzymania ceny przejęcia udziałów, wraz z odsetkami liczonymi od dnia doręczenia pozwu (tj. prawo do spłaty przez spółkę).
Odpowiedzialność za zobowiązania spółki i wobec spółki
Wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
Za zobowiązania spółki mogą ponosić jednak odpowiedzialność członkowie zarządu, jeśli złożyli nieprawdziwe oświadczenie dotyczące wniesienia udziałów przez wspólników. Odpowiadają solidarnie ze spółką – przez trzy lata od dnia zarejestrowania spółki lub zarejestrowania emisji nowych akcji.
Członek organu odpowiada wobec spółki za zawinioną przez siebie szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków, w tym z niedołożenia należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru jego działalności lub niedochowania lojalności.
Co jednak najważniejsze – jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.
- Zwolnienie z tej odpowiedzialności jest możliwe:
- przez wykazanie, że członek zarządu wniósł we właściwym czasie wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego
- gdy niezgłoszenie wniosku o upadłość nie nastąpiło z winy członka organu;
- jeśli mimo niespełnienia ww. obowiązków wierzyciel nie poniósł szkody.
Rozwiązanie spółki z o.o.
Do przyczyn rozwiązania spółki należą:
- przyczyny przewidziane w umowie;
- uchwała walnego zgromadzenia o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu jej siedziby za granicę;
- ogłoszenie upadłości spółki;
- inne przyczyny;
Kolejnym powodem rozwiązania spółki może być orzeczenie sądu na żądanie wspólnika lub organu, członka organu, jeśli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe, albo ze względu na inne istotne problemy działalności spółki. Następuje to w drodze jednomyślnej uchwały wspólników, która powinna mieć formę aktu notarialnego.
Jeśli spółka łamie prawo lub inaczej zagraża interesowi publicznemu, to odpowiedni organ państwowy może złożyć wniosek o jej rozwiązanie.
Rozwiązanie spółki następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z KRS.
Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Podczas likwidacji nazwa spółki pozostaje ta sama, jedynie dodaje się oznaczenie „w likwidacji” oraz brak jest możliwości podziału majątku. Nie można nawet częściowo wspólnikom wypłacać zysków.
Spółka w likwidacji zachowuje swoją osobowość prawną, a zmianie ulegają same zasady jej funkcjonowania, np. kompetencje reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw przechodzą na likwidatorów, którymi są członkowie jej zarządu (mogą to być również osoby spoza ich grona, jeżeli tak stanowi umowa spółki lub uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki).
Likwidatorem może być tylko osoba fizyczną z pełną zdolnością do czynności prawnych. Ustanawia się go przez umowę spółki, w uchwale wspólników lub w orzeczeniu sądowym, ale zazwyczaj są to byli członkowie zarządu.
Likwidatorzy mogą reprezentować spółkę tylko w zakresie czynności likwidacyjnych, czyli w zakresie wszystkich czynności, które mają prowadzić do zakończenia działalności spółki, jak np., spłata wszystkich zobowiązań. Nie mogą przy tym podejmować nowych zobowiązań, chyba że jest to konieczne do ukończenia tych spraw, które są już w toku.
Likwidatorzy mają obowiązek ogłosić o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, wzywając przy tym wierzyciela do zgłoszenia ich roszczeń w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia. Ogłoszenie jest publikowane w publicznie dostępnym Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Do sądu rejestrowego (KRS) należy zgłosić otwarcie likwidacji, nazwiska oraz imiona likwidatorów oraz ich adresy, adresy do doręczeń elektronicznych, sposób reprezentowania spółki oraz inne zmiany. Likwidatorzy w terminie 7 dni od otwarcia likwidacji mają obowiązek złożyć wniosek o zmianę danych do KRS wraz z uchwałą o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, oświadczeniem likwidatorów wyrażającym zgodę na pełnienie przez nich funkcji (ich adresy do doręczeń) oraz z dowodem o uiszczeniu opłaty.
Likwidatorzy sporządzają również bilans otwarcia likwidacji. Jest to dokument określający m. in. wszystkie składniki majątku według aktualnej wartości rynkowej.
Jeśli likwidacja trwa dłużej niż rok, należy sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień kończący każdy rok obrotowy. Spółka powinna prowadzić księgi rachunkowe.
Po zakończeniu likwidacji, majątek, który pozostał dzieli się pomiędzy wspólników proporcjonalnie do ich udziałów. Podział nie może nastąpić przed upływem 6 miesięcy od daty ogłoszenia otwarcia likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłaszania swoich wierzytelności.
Po zakończeniu czynności likwidacyjnych powinien być sporządzone sprawozdanie likwidacyjne, a po jego zatwierdzeniu przez wspólników następnym krokiem jest złożenie wniosku o wykreślenie spółki z KRS, ustanie spółki nastąpi z chwilą wykreślenia jej z rejestru.