ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie w dniu 26 września 2024 roku i wprowadziła w Polsce regulacje unijne o ochronie osób zgłaszających w firmach naruszenia prawa.
W szczególności ustawa reguluje:
1) Warunki objęcia ochroną sygnalistów ujawniających nieprawidłowości;
2) Środki ochrony sygnalistów;
3) Zasady ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania tych nieprawidłowości i podejmowania działań następczych;
4) Zasady informowania organów publicznych o naruszeniach;
5) Zasady publicznego ujawniania informacji o naruszeniach prawa;
6) Zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa.
Podstawowe pojęcia
Prawidłowa analiza ustawy wymaga omówienia kilku kluczowych pojęć, takich jak:
1) Działanie następcze – działania następcze to działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu weryfikacji prawdziwości informacji zawartych
w zgłoszeniu oraz działania mające na celu przeciwdziałanie naruszeniom, które zostały zgłoszone m.in. poprzez wszczęcie kontroli, postępowania wyjaśniającego, wniesienie oskarżenia;
2) Działanie odwetowe – działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym w szczególności dotyczy to bezpodstawnego inicjowania postępowań przeciwko sygnaliście;
Działania odwetowe to takie działania, które są następstwem złożenia przez sygnalistę zgłoszenia naruszenia prawa, a które są dla sygnalisty negatywne i mają charakter szykany.
3) Informacja o naruszeniu prawa – to informacja składana przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą o podejrzeniu naruszenia prawa, do którego doszło lub może dojść;
4) Informacja zwrotna – jest to przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5) Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa;
6) Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna wskazana w zgłoszeniu jako ta, która dopuściła się naruszenia prawa;
7) Podmiot prawny – podmiot publiczny (organy państwowe) oraz podmiot prywatny (przedsiębiorcy, spółki, pracodawca);
8) Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
9) Zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne;
a) Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;
b) Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
"Naruszenie prawa" w rozumieniu ustawy o sygnalistach
Zgodnie z treścią art. 3 omawianej ustawy, naruszenie prawa w jej rozumieniu stanowi działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej,
16) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
Co istotne, podmiot prawny (np. zakład pracy) może również sam w drodze swojej wewnętrznej procedury przewidzieć możliwość zgłoszeń zachowań oraz nieprawidłowości dotyczących obowiązujących wewnętrznie regulacji oraz standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Sygnalista
Jak stanowi art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Są to między innymi:
1) pracownik (także tymczasowy);
2) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3) przedsiębiorca;
4) prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
5) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
6) stażysta, wolontariusz, praktykant;
7) funkcjonariusz Policji, ABW i podobnych służb państwowych, żołnierz.
Co istotne ustawę stosuje się również do wskazanych osób fizycznych, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Wyłączenie stosowania ustawy
Zgodnie z treścią art. 5 ustawy, jej przepisów nie stosuje się w zakresie informacji objętych:
1) przepisami o ochronie informacji niejawnych;
2) tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej;
3) postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego (tzw. tajemnica śledztwa) oraz tajemnicy postępowania sądowego, którego jawność jest wyłączona.
Ustawy nie stosuje się również do:
1) naruszeń prawa występujących w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa państwa;
2) naruszeń związanych z realizacją przez służby specjalne ustawowych zadań; mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego.
Od kiedy sygnalista podlega ochronie?
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Zasady przyjmowania zgłoszeń anonimowych
Podmiot prawny (np. pracodawca), Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny mogą, ale nie mają obowiązku, przyjmować zgłoszeń dokonanych anonimowo.
W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona podmiotowi prawnemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty i doświadczył on działań odwetowych, stosuje się wobec niego ochronę określoną w ustawie, pod warunkiem, że sygnalista dokonując zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Co do zasady dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że następuje to za wyraźną zgodą sygnalisty. Zasady tej nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.
W przypadku, gdy dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Co istotne, dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie podmiot usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem.
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy kwestia poruszona w treści zgłoszenia stanowi część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Zakaz działań odwetowych
Artykuł 11 ustawy stanowi, że wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
W przypadku, gdy praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe. Działania odwetowe w rozumieniu omawianej ustawy polegają w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próby dokonania wyżej wymienionych zachowań.
Należy podkreślić, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym (tj. to pracodawca musi udowodnić, że nie podejmował działań odwetowych).
Czy zakaz podejmowania działań odwetowych dotyczy zatrudnienia niepracowniczego?
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, to zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów wymienione powyżej obostrzenia również są stosowane, o ile charakter zatrudnienia nie wyklucza takiego działania.
Dodatkowo, w przypadku działania niepracowniczego, działanie odwetowe nie może polegać na:
1) wypowiedzeniu umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpieniu od takiej umowy lub rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia;
2) nałożeniu obowiązku lub odmowie przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
Prawo do odszkodowania
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób jest zobowiązany do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanej ,,procedurą zgłoszeń wewnętrznych”.
Podmiot, na którego rzecz wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, może, ale nie musi, ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Artykuł 24. ust. 4. stanowi, że procedura zgłoszeń wewnętrznych ma być ustalona po konsultacjach z:
1) zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Wspomniane konsultacje co do zasady mają trwać nie krócej niż 5 dni oraz nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
Osobie, która ubiega się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych
Zgodnie z treścią art. 25 ustawy, procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać w szczególności:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę wyznaczoną do tego celu;
7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Dodatkowo, procedura zgłoszeń wewnętrznych może (nie musi) objąć w szczególności:
1) wskazanie dodatkowych rodzajów naruszeń, które sygnalista może zgłaszać, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Sposób dokonania zgłoszenia
Zgłoszenia mogą być dokonywane zarówno ustnie, jak i pisemnie. Mogą być również przekazywane podczas rozmowy telefonicznej lub przez środki komunikacji elektronicznej (m. in. wiadomość e-mail).
Zgłoszenia ustne dokonywane za pośrednictwem rozmowy telefonicznej lub innego podobnego systemu mogą zostać nagrane za zgodą sygnalisty. Dodatkowo, może zostać sporządzona dokładna transkrypcja rozmowy. Jeśli rozmowa nie jest nagrywana, spotkanie powinno zostać udokumentowane poprzez protokół z rozmowy, który odzwierciedla dokładny jej przebieg oraz informacje w nim zawarte.
Transkrypcję lub protokół z tej rozmowy sygnalista może sprawdzić, dokonywać zmiany oraz zatwierdzić poprzez złożenie swojego podpisu na tych dokumentach.
Na wniosek sygnalisty zgłoszenie może być dokonane ustnie poprzez ustalenie spotkania, które musi zostać zorganizowane w ciągu 14 dni od momentu złożenia przez sygnalistę wniosku o takie spotkanie.
Spotkanie „twarzą w twarz” za zgodą sygnalisty jest udokumentowane w formie nagrania rozmowy lub spisania protokołu spotkania, odzwierciedlającego ich dokładny przebieg. Tutaj również sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu poprzez jego podpisanie.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zapewnić wszelkie środki, aby ochronić nieupoważnione osoby od uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem i aby zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz ewentualnie innych osób wskazanych w zgłoszeniu.
Kto może przyjąć zgłoszenie?
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych, jak również przetwarzania danych sygnalisty, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego.
Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie uzyskanych informacji oraz danych osobowych.
Podmiot prawny może również upoważnić podmiot zewnętrzny do przyjmowania zgłoszeń. W takiej sytuacji konieczne jest zawarcie umowy na powierzenie: przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczenia informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych, które są zgodne z regulacjami umieszczonymi w ustawie.
Podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje od 50 do 249 osób, mogą ustalić wspólne procedury przyjmowania takich zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Co istotne, zawarcie umowy nie uchyla odpowiedzialności przedsiębiorstwa za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, dotyczących procedury zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności, jeśli chodzi o przepisy o zachowaniu poufności, udzielenia informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych.
Rejestr zgłoszeń
Podmiot prawny (np. pracodawca) jest zobligowany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Podmiot może upoważnić inną jednostkę do prowadzenia takiego rejestru. W takim przypadku mają zastosowanie przepisy o zawieraniu umów z podmiotami zewnętrznymi.
Wpisu do rejestru dokonuje się w momencie dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Rejestr musi obejmować:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Czym jest zgłoszenie zewnętrzne?
Zgłoszenie zewnętrzne jest kierowane bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
W przypadku tego zgłoszenia Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
W jaki sposób dokonać zgłoszenia zewnętrznego?
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
1) w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych.
Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia. Na żądanie sygnalisty, organ publiczny właściwy do rozpoznania zgłoszenia, nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego otrzymania, wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
Dokonując zgłoszenia, sygnalista jest zobowiązany podać swój adres. W przypadku niespełnienia tego wymogu oraz braku możliwości jego ustalenia, organ nie rozpatrzy zgłoszenia.
Odpowiedzialność karna
Ustawodawca w celu ochrony sygnalisty wprowadza w kliku sytuacjach odpowiedzialność karną. Odpowiedzialności karnej podlega:
1) uniemożliwianie lub utrudnianie dokonywania zgłoszenia (grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do roku);
2) podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej z sygnalistą (ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2, przy czym, jeżeli sprawca działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3);
3) ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku);
Ważne: Składanie fałszywych zgłoszeń również jest karane grzywną, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do lat 2.
Grzywną karane jest również nieustalenie wewnętrznej procedury zgłoszeń, jeśli podmiot jest przez ustawę zobligowany do ustanowienia takowej procedury.