ALICJA BIEŃ & ALICJA TARKOWSKA KANCELARIE ADWOKACKIE & KANCELARIE PARTNERSKIE
Pawilońska 47
91-487 Łódź, Polska
tel. +48 42 630 40 10
fax +48 42 630 97 00
kancelaria@alicjabien.pl
autor opracowania
NAWIGACJA
Wstęp
Zarządzanie konfliktami interesów to proces identyfikacji, oceny i minimalizowania sytuacji, w których interesy osobiste, zawodowe lub finansowe jednostki mogą pozostawać w sprzeczności z interesami organizacji, dla której pracuje, lub innych zainteresowanych stron.
Konflikt interesów występuje, gdy osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji lub pełniąca jakąś rolę może mieć wpływ na te decyzje w sposób, który przynosi jej korzyści osobiste, a nie jest zgodny z najlepszym interesem organizacji, grupy czy interesariuszy.
Rodzaje konfliktów interesów
Zarządzanie konfliktami interesów obejmuje różnorodne rodzaje sytuacji, w których mogą one wystąpić:
- Konflikt finansowy – Gdy osoba pełniąca określoną funkcję zyskuje/może zyskać bezpośrednie lub pośrednie korzyści finansowe z decyzji, które podejmuje (np. pracownik może podejmować decyzje dotyczące dostawców, z których jeden jest przedsiębiorcą należącym do jego rodziny).
- Konflikt zawodowy – Może wystąpić, gdy pracownik prowadzi jednocześnie działalność na rzecz dwóch konkurencyjnych firm.
- Konflikt emocjonalny – Dotyczy sytuacji, w których więzi osobiste (np. przyjacielskie, rodzinne) mogą wpływać na decyzje. Przykładem jest sytuacja, gdy kierownik zatrudnia lub promuje członka rodziny lub bliskiego przyjaciela, co może prowadzić do uprzywilejowania tej osoby kosztem innych pracowników.
- Konflikt poznawczy – Odnosi się do sytuacji, w której osoba, posiadająca określone preferencje, poglądy czy wartości, może świadomie lub nieświadomie podjąć decyzje w taki sposób, aby promować swoje przekonania kosztem bezstronności.
- Konflikt związany z pełnieniem wielu ról – Może wystąpić, gdy jedna osoba pełni kilka funkcji w różnych organizacjach, a interesy tych organizacji są sprzeczne (np. osoba będąca członkiem zarządu dwóch spółek może znaleźć się w sytuacji, w której decyzja korzystna dla jednej ze spółek będzie niekorzystna dla drugiej).
Proces zarządzania konfliktami interesów
Zarządzanie konfliktami interesów wymaga stosowania różnych strategii, które można podzielić na kilka kluczowych etapów:
Identyfikacja konfliktu
Podstawową kwestią jest przede wszystkim wykrycie potencjalnego konfliktu interesów. Wymaga to jasnej polityki wewnętrznej i narzędzi do raportowania, które pozwalają na otwarte ujawnianie przez pracowników swoich powiązań, relacji i interesów. Ważna jest również edukacja pracowników na temat tego, co stanowi konflikt interesów i dlaczego jego unikanie jest ważne.
Ocena ryzyka
Po zidentyfikowaniu potencjalnego konfliktu, konieczna jest ocena ryzyka, jakie taki konflikt niesie dla organizacji.
Obejmuje to analizę, w jakim stopniu konflikt może wpłynąć na procesy decyzyjne, reputację organizacji czy przestrzeganie wewnętrznych procedur. Należy odpowiedzieć na pytanie, czy dany konflikt interesów może prowadzić do nieobiektywności, korupcji lub innych nieetycznych zachowań.
Działania zapobiegawcze i minimalizujące
Zarządzanie konfliktami interesów obejmuje także działania zapobiegawcze, które mogą obejmować:
- Ujawnienie konfliktu – Polega na publicznym (wewnętrznie lub zewnętrznie) informowaniu o potencjalnym konflikcie, co pozwala na przejrzystość i ogranicza podejrzenia o nieuczciwość.
- Wykluczenie z procesu decyzyjnego – Osoby, które są w konflikcie interesów, mogą być wykluczone z podejmowania decyzji w danej sprawie, by zapobiec nieobiektywnym decyzjom.
- Reorganizacja obowiązków – W przypadku, gdy konflikt interesów jest trwały, organizacje mogą zdecydować się na przeniesienie danej osoby do innej funkcji lub zmiany w strukturze organizacyjnej.
- Zewnętrzny nadzór lub audyt – Czasami konieczne jest zaangażowanie niezależnych stron trzecich do oceny potencjalnego konfliktu i rekomendowania działań naprawczych.
Monitorowanie i kontrola
Nawet po wprowadzeniu działań mających na celu minimalizację konfliktu interesów, konieczne jest regularne monitorowanie, aby upewnić się, że nie występują nowe zagrożenia lub że podejmowane działania są skuteczne. Wprowadzenie mechanizmów audytu wewnętrznego lub zewnętrznego może pomóc w zapewnieniu zgodności z politykami etycznymi.
Narzędzia i polityki do zarządzania konfliktami interesów
Organizacje często wdrażają szereg polityk, które pomagają w zarządzaniu konfliktami interesów:
- Kodeks etyki
Dokument ten definiuje standardy postępowania, oczekiwania wobec pracowników oraz szczegółowo opisuje, jakie sytuacje mogą być uznawane za konflikt interesów. Może również określać procedury zgłaszania konfliktów.
- Polityka ujawniania konfliktów interesów
Zobowiązuje pracowników i decydentów do informowania o wszelkich sytuacjach, które mogą prowadzić do konfliktu interesów. Przykładem może być konieczność deklarowania przez członków zarządu lub kadry kierowniczej wszelkich związków z innymi podmiotami lub organizacjami.
- Szkolenia z etyki i konfliktów interesów
Regularne szkolenia pomagają budować świadomość wśród pracowników na temat możliwych konfliktów interesów oraz sposobów ich unikania.
- Procedury wewnętrzne
Obejmują mechanizmy nadzoru, które pozwalają na bieżąco monitorować decyzje podejmowane przez osoby, które mogą być narażone na konflikt interesów.
Przykłady konsekwencji braku zarządzania konfliktami interesów
Brak skutecznego zarządzania konfliktami interesów może prowadzić do szeregu konsekwencji dla przedsiębiorcy:
- Utrata zaufania
Konflikt interesów, który nie został odpowiednio rozwiązany, może podważyć zaufanie klientów, partnerów biznesowych czy pracowników.
- Spadek morale pracowników
Niewłaściwe zarządzanie konfliktami interesów może prowadzić do frustracji wśród pracowników, szczególnie jeśli pewne osoby są faworyzowane z powodów niezgodnych z zasadami etyki.
- Ryzyko prawne i finansowe
Trwający konflikt interesów może prowadzić do korupcji, nadużyć, a w konsekwencji do spraw sądowych, kar finansowych czy utraty uprawnień (np. koncesji na wykonywanie danej działalności gospodarczej).
Prawo spółek handlowych
Kwestie konfliktu interesów oraz działalności konkurencyjnej w spółkach regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych.
- Spółki osobowe
Każdy wspólnik obowiązany jest powstrzymać się od wszelkiej działalności sprzecznej z interesami spółki. Wspólnik nie może, bez zgody pozostałych wspólników, zajmować się interesami konkurencyjnymi.
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i Spółka akcyjna
W przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz może żądać zaznaczenia tego w protokole.
Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.
Jednostki publiczne i zawody zaufania publicznego
Polskie prawo reguluje kwestie konfliktu interesów w wielu obszarach administracji publicznej, zawodach zaufania publicznego oraz w sektorze finansowym. Przepisy dotyczące zarządzania konfliktami interesów znajdują się w różnych aktach prawnych, a ich celem jest zapobieganie nadużyciom, korupcji oraz zapewnienie przejrzystości i uczciwości w działalności publicznej i prywatnej.
- Ustawa o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne
Jej główne założenie to ograniczenie możliwości prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (np. posłowie, senatorowie, członkowie rządu, samorządowcy). Osoby pełniące funkcje publiczne mają także ograniczoną możliwość podejmowania dodatkowej pracy, jeśli mogłaby ona prowadzić do konfliktu interesów z pełnionymi obowiązkami.
- Ustawa o finansach publicznych
Zgodnie z przepisami tej ustawy, osoby mające dostęp do środków publicznych muszą działać w interesie publicznym i unikać sytuacji, w których mogłyby wykorzystać swoje stanowisko dla korzyści osobistych. W ustawie podkreślono konieczność zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności za zarządzanie finansami publicznymi, co obejmuje unikanie konfliktów interesów.
- Kodeksy etyki dla zawodów zaufania publicznego
Niektóre zawody, takie jak prawnicy, lekarze, biegli rewidenci czy architekci, mają szczegółowo opracowane kodeksy etyki zawodowej, które regulują kwestie konfliktów interesów. W zawodach zaufania publicznego szczególną wagę przywiązuje się do tego, aby osoby pełniące takie role działały z najwyższą starannością i uczciwością, unikały konfliktów interesów, a jeśli takie wystąpią, były zobowiązane do ich ujawnienia. Na przykład:
- Prawo zamówień publicznych
W sektorze zamówień publicznych konflikt interesów może mieć istotne znaczenie, dlatego polskie prawo zamówień publicznych wprowadza surowe przepisy dotyczące unikania konfliktu interesów. Przewiduje ono, że osoby zaangażowane w proces udzielania zamówień publicznych muszą działać w sposób przejrzysty i unikać sytuacji, w których ich interesy prywatne mogłyby wpływać na wybór wykonawców. Wystąpienie konfliktu interesów może prowadzić do unieważnienia procesu przetargowego lub innych konsekwencji prawnych.
- Kodeks postępowania administracyjnego (KPA)
Kodeks postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.) wprowadza zasady dotyczące bezstronności i unikania konfliktów interesów przez urzędników administracji publicznej. Artykuł 24 KPA mówi o wyłączeniu urzędnika z postępowania administracyjnego, jeżeli istnieją okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności. Konflikt interesów, związany np. z pokrewieństwem lub interesami majątkowymi, stanowi podstawę do wykluczenia urzędnika z procesu decyzyjnego.